Likwidacja spółki z o.o. krok po kroku

przekształcenie spółki komandytowej w spółkę zoo

Likwidacja spółki z o.o. krok po kroku

Kiedy konieczna staje się likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto zadbać o prawidłowe przejście całej procedury. Działania zmierzające do permanentnego wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego powinny być przeprowadzone z najwyższą starannością. Nawet najmniejszy błąd na jakimkolwiek etapie może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi, czy w skrajnych przypadkach – karnymi.

Przygotowana przez naszą kancelarię instrukcja ma na celu ułatwienie pracy każdemu przedsiębiorcy, który podjął decyzję o zakończeniu prowadzenia działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pomoże również wszystkim tym, którzy zdecydowali się na podjęcie współpracy z kancelarią prawną, a chcieliby posiadać choć ogólne pojęcie o działaniach podejmowanych przez profesjonalnego pełnomocnika. Nieraz w instrukcji wskazujemy sytuacje, ze względu na które warto korzystać z pomocy prawników.

Wskazówki jak zlikwidować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością poprowadzą Państwa krok po kroku przez zawiłą drogę zmierzającą do wykreślenia podmiotu z KRS. Decydując się na lekturę tego poradnika powinni Państwo jednak pamiętać, że sytuacja każdego podmiotu jest inna. O kształcie postępowania likwidacyjnego mogą decydować nawet pozornie mało ważne detale, takie jak np. zatrudnianie lata wcześniej jednego pracownika. Do likwidacji każdego podmiotu należy podejść indywidualnie i najlepszym rozwiązaniem jest często skorzystanie z porady profesjonalnych pełnomocników.

Kiedy trzeba zlikwidować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Nie istnieją ściśle określone reguły, kiedy należy podjąć decyzję o likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnicy zazwyczaj nie kontynuują działania w ramach podmiotu w sytuacji, gdy przedsięwzięcie przez dłuższy czas staje się nierentowne, wybucha spór korporacyjny, czy nie chcą dalej poświęcać swojego czasu.

Istnieje kilka dopuszczalnych sposobów wykreślenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z rejestru:

  • wykreślenie po upadłości,
  • przeprowadzenie w stosunku do podmiotu postępowania likwidacyjnego;
  • wykreślenie podmiotu z KRS bez likwidacji.

W zależności od sytuacji gospodarczej i właścicielskiej spółki warto wybrać odpowiedni z nich. O tym, czym na przykład różni się postępowanie upadłościowe i likwidacja pisaliśmy już na naszym blogu.

W praktyce najczęściej występującym postępowaniem dążącym do wykreślenia spółki z Krajowego Rejestru Sądowego jest właśnie jej likwidacja.

Na tym etapie instrukcji powinni Państwo wiedzieć, że zasadniczo likwidowane powinny być spółki wypłacalne, posiadające odpowiednie środki na pokrycie kosztów pracy likwidatorów i zdolne do zaspokojenia wszystkich wierzycieli.

Faza pierwsza likwidacji

Otwarcie likwidacji

Decyzję o zakończeniu działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w rozumieniu kodeksu spółek handlowych w drodze likwidacji mogą Państwo podjąć na kilka sposobów. Najpopularniejszym ze sposobów na otwarcie likwidacji jest oczywiście podjęcie stosownej uchwały. 

Już na tym etapie powinni Państwo pamiętać o kilku najważniejszych wymaganiach, bez których sąd nie zarejestruje faktu otwarcia likwidacji:

  • Uchwała w sprawie otwarcia likwidacji musi zostać zawarta w protokole w formie aktu notarialnego.
  • Zgromadzenie wspólników musi zostać odpowiednio zwołane. Zasadą jest to, że wszyscy wspólnicy powinni zostać zawiadomieni listami poleconymi wysłanymi minimum 14 dni przed datą tego zgromadzenia (art. 238 KSH). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wszyscy wspólnicy są obecni na zgromadzeniu odbywającym się bez formalnego zwołania, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia oraz wniesienia poszczególnych spraw do jego porządku (art. 240 KSH).
  • Protokół z obrad zgromadzenia wspólników musi zawierać listę obecności i być odpowiednio podpisany przez przewodniczącego oraz protokolanta. Powinien wskazywać też liczby głosów oddanych za każdą uchwałą (art. 248 KSH). Nad prawidłowością sporządzenia protokołu powinni czuwać sami wspólnicy – nawet, gdy notariusz samodzielnie przygotowuje jego projekt, mogą z nim nastąpić mniejsze lub większe problemy.

Odpowiednio zaprotokołowana uchwała o właściwej treści to pierwszy krok na długiej drodze do permanentnego wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego. Od tego czasu spółka musi posługiwać się nazwą z dodatkowym członem „w likwidacji” (art. 274 KSH). Dzięki temu wszystkie podmioty zawierające z nią umowy i dokonujące transakcji wiedzą, że podmiot zmierza do zakończenia swojej działalności gospodarczej.

Jeszcze w momencie podjęcia uchwały dotyczącej otwarcia likwidacji, wspólnicy powinni zadbać o powołanie likwidatorów, którzy od tej chwili działają za podmiot.

Choć samo powołanie likwidatorów może mieć miejsce nawet w samej uchwale wspólników w sprawie otwarcia likwidacji, ze względu na szczególnie istotny charakter takiego działania, w instrukcji poświęcimy mu osobny punkt.

Powołanie likwidatorów 

Zaczynając od najważniejszego – likwidatorem może być niemal każdy, kto spełnia niezbyt wygórowane wymagania ustawowe. Ich szczegółowy zakres określają przepisy kodeksu spółek handlowych.

Zasadniczo za wybór odpowiedniej osoby, która daje rękojmię prawidłowego wykonania wszystkich obowiązków, odpowiadają sami wspólnicy. W modelu ustawowym likwidatorami spółki są wszyscy członkowie jej zarządu (art. 276 KSH).

Zasady powoływania likwidatora odmienne niż ustawa, może wskazywać umowa spółki. Uchwała o powołaniu likwidatora może też wskazywać do pełnienia funkcji likwidatora inne osoby niż członków zarządu spółki.

Ustawa nie wskazuje minimalnych wymogów co do liczby likwidatorów. W praktyce najczęściej spotyka się powoływanie właśnie jednego likwidatora. Więcej niż jeden występuje zwykle w większych podmiotach, które prowadziły działalność wiele lat.

Warto odpowiednio zweryfikować kompetencje kandydata na likwidatora, szczególnie w sytuacji, gdy wcześniej nie sprawował w spółce żadnej roli.

Powołanie likwidatora nie wymaga zmiany umowy spółki. Z mocy prawa, wraz z momentem jego wyboru, otrzymuje uprawnienia zbliżone do tych przysługujących zarządowi i zastępuje go w pełnieniu obowiązków. Do likwidatorów stosuje się też odpowiednio przepisy dotyczące członków zarządu (art. 280 KSH).

Zgłoszenie do rejestru

Przywilejem, a jednocześnie obowiązkiem każdego likwidatora, bez względu na zasady reprezentacji, jest zgłoszenie otwarcia likwidacji do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego (art. 277 KSH).

Zakres wniosku powinien być nieco szerszy niż mogłoby wynikać z uchwalonych zmian, to jest w szczególności powinien uwzględniać nowe zasady reprezentacji i wykreślenie zarządu jako organu reprezentacji podmiotu.

Od lipca 2021 r. jedynym sposobem na złożenie wniosku o wpis zmian do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego jest skorzystanie z platformy udostępnianej przez ministerstwo sprawiedliwości.

Dużą zaletą skorzystania z usług profesjonalnego pełnomocnika jest w tym miejscu możliwość poświadczenia przez niego dokumentów za zgodność z oryginałem. Bez tego konieczne jest niekiedy przedłożenie w sądzie rejestrowym oryginałów dokumentów.

Załączniki do wniosku o wpis zmian w KRS

Aby wniosek mógł być bez przeszkód procedowany, spółka powinna załączyć szereg dokumentów, sporządzonych w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Konieczne jest przygotowanie między innymi:

  • listy adresów do doręczeń likwidatorów;
  • listy osób/wspólników uprawnionych do powołania/odwołania zarządu;
  • zgód na powołanie – jeżeli likwidator jest ujęty w protokole notarialnym, to zgody nie potrzeba.

Niektóre dokumenty, takie jak lista adresów do doręczeń, muszą być podpisane przez wszystkich likwidatorów, niezależnie od zasad reprezentacji.

Sąd może procedować wniosek również wyłącznie w pełni opierając się na zgłoszonym formularzu.

Rejestracja zmian przez rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego

Niezależnie od tego, czy będą Państwo działali samodzielnie w ramach spółki, czy z pomocą profesjonalnego pełnomocnika, złożenie wniosku o rejestrację zmian w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów takiego wpisu oraz publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Łączna kwota obu tych opłat wynosi 350,00 zł.

W przypadku działania przy pomocy pełnomocnika konieczne będzie też wniesienie na odpowiedni rachunek opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł.

Ogłoszenie MSiG

Pierwszą fazę likwidacji kończy publikacja przez likwidatorów odpowiedniego ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, w którym spółka wzywa wierzycieli do zgłaszania przysługujących im wobec spółki  wierzytelności.

Warto zadbać o zawarcie wszystkich niezbędnych informacji, przy jednoczesnej maksymalnej oszczędności objętości ogłoszenia. Każdy znak opublikowanego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym tekstu, to konieczność wniesienia opłaty w wysokości 0,80 zł.

Jako profesjonalni pełnomocnicy możemy również zdradzić Państwu przydatną informację, ułatwiającą i przyśpieszającą naszą pracę, o którym większość likwidatorów nie ma pojęcia – w niektórych punktach przyjmowania ogłoszeń możliwe jest załatwienie sprawy wyłącznie mailowo.

Faza druga likwidacji

Sporządzenie bilansu likwidacyjnego

Po dokonaniu wszystkich czynności, które opisaliśmy w ramach fazy pierwszej, likwidatorzy Państwa spółki mogą rozpocząć „właściwą” część likwidacji. Aby możliwe było sprawne działanie, likwidatorzy powinni przygotować bilans otwarcia likwidacji. Wymóg taki wprost wprowadza też art. 281 KSH. Takie zestawienie przedstawia aktualny stan spółki i pozwala zrozumieć, co będzie najważniejszymi wyzwaniami postępowania likwidacyjnego.

W praktyce spółki niereprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników często zapominają o tym etapie, a błędy są wskazywane spółce przez sąd rejestrowy na etapie weryfikacji prawidłowego przebiegu likwidacji. Bilans powinien być też niezwłocznie przedstawiony zgromadzeniu wspólników, które powinno go zatwierdzić. Zazwyczaj następuje to jednak dopiero w momencie zakończenia likwidacji.

Zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności i wypełnienie zobowiązań

Najważniejszym z formalnego punktu widzenia zadaniem likwidatorów jest zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności i wypełnienie zobowiązań. Bez zakończenia tych czynności nie jest możliwe wykreślenie podmiotu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a złożony wniosek powinien zostać oddalony jako przedwczesny.

Każde z zadań mogłoby być przedmiotem osobnej instrukcji, więc wspomnimy tylko o ich najważniejszych elementach. Nieoczywistym faktem, który często zostaje przeoczony przez spółki w likwidacji jest fakt, że w ramach zakończenia bieżących interesów spółki jest również zakończenie postępowań administracyjnych, sądowych i egzekucyjnych.

Likwidatorzy zasadniczo nie powinni rozpoczynać nowych interesów. Wyjątkiem jest sytuacja, w której jest to niezbędne do ukończenia spraw, które są już w toku (art. 282 KSH).

Upłynnienie majątku spółki

Likwidatorzy w ramach swoich działań powinni upłynnić majątek spółki. Stanowi to podstawową czynność likwidacyjną, a spółka, która posiada jakiekolwiek aktywa nie powinna zostać wykreślona z rejestru. 

Zamiana aktywów trwałych na środki pieniężne ma na celu ułatwienie zaspokojenia wszystkich wierzycieli i późniejszy podział majątku między wspólników.

Co do zasady, wierzyciele mają trzy miesiące od publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym na zgłoszenie przysługujących im roszczeń. Powinni wówczas zostać zaspokojeni lub zabezpieczeni poprzez złożenie odpowiednich sum do depozytu sądowego.

Gdy spóźnią się i zgłoszą przysługujące im wierzytelności dopiero po tym terminie, mogą uzyskać zaspokojenie wyłącznie z niepodzielonego dotychczas majątku spółki.

Faza trzecia likwidacji

Sprawozdania likwidacyjne

Gdy likwidatorzy działający w ramach Państwa spółki zakończą już czynności drugiej fazy likwidacji, powinni przygotować podmiot do wykreślenia z rejestru, poprzez sporządzenie niezbędnych dokumentów. Do najważniejszych z nich należą sprawozdania poprzedzające okres likwidacji oraz likwidacyjne.

Odpowiednie przygotowanie sprawozdań związanych z zakończeniem likwidacji jest zadaniem o tyle trudnym, że często powoduje wątpliwości nawet wśród profesjonalnych księgowych.

W ostatnim okresie funkcjonowania spółki konieczne jest sporządzenie trzech najważniejszych dokumentów księgowych: sprawozdania za okres przed otwarciem likwidacji, likwidacyjnego (na dzień poprzedzający podział majątku; art. 288 KSH) oraz standardowego sprawozdania finansowego za cały okres trwania likwidacji (art. 12 Ustawy o rachunkowości).

Jeśli więc likwidacja zostanie otwarta 1 lutego, a podział majątku zostanie dokonany 1 kwietnia, to spółka powinna sporządzić sprawozdania:

  • za okres od dnia 1 do 31 stycznia danego roku;
  • na dzień 31 marca danego roku;
  • za okres od 31 stycznia do 1 kwietnia danego roku.

Poza dokumentami typowo księgowymi likwidator powinien zadbać również o poprawne przygotowanie sprawozdania z działalności spółki.

Wszystkie wspomniane dokumenty nie tylko muszą być prawidłowo sporządzone, ale też zamieszczone w Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego. Również i w tym może Państwa wyręczyć profesjonalny pełnomocnik.

Ostatnie zgromadzenie wspólników 

Jedną z ostatnich czynności, które powinni podjąć likwidatorzy, jest zwołanie zgromadzenia wspólników, na którym zostaną podjęte wymagane prawem uchwały. Do najważniejszych z nich należą:

  • uchwały o rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności za okres przed rozpoczęciem likwidacji (w analizowanym przypadku od 1 do 31 stycznia);
  • uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkom zarządu za okres przed rozpoczęciem likwidacji;
  • uchwały o rozpatrzeniu i zatwierdzeniu innych sprawozdań finansowych i z działalności, sporządzanych w toku likwidacji;
  • uchwała o udzieleniu absolutorium likwidatorom;
  • uchwała o zakończeniu działalności spółki.

Bardzo istotne jest, że uchwały związane z zakończeniem działalności podmiotu nie muszą być protokołowane przez notariusza, ale muszą spełniać inne wymogi związane ze sporządzeniem tego typu dokumentu, o których mowa była powyżej. W przeciwnym razie, podobnie jak gdy nie zostaną spełnione inne obowiązki związane z likwidacją, nie będzie możliwe skuteczne wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców.

Skutki podziału majątku

Niemal najpóźniejszym etapem likwidacji spółki jest podział jej majątku. W związku ze szczególnie doniosłym charakterem tego działania z punktu widzenia wierzycieli, nie może to nastąpić wcześniej niż 6 miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia o wezwaniu wierzycieli w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 286 § 1 KSH).

Podział majątku spółki pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli powinien nastąpić między wspólników w stosunku do przysługujących im udziałów, chyba że postanowili Państwo inaczej w umowie spółki.

Przed dokonaniem podziału majątku, wierzyciele, którzy spóźnili się ze zgłoszeniem przysługujących im wierzytelności, mogą szukać zaspokojenia z jeszcze niepodzielonego majątku spółki. Gdy wspólnicy otrzymają przysługujące im świadczenia, wierzyciele nie mogą już domagać się od nich żadnych kwot.

Złożenie wniosku o wykreślenie spółki z rejestru

Ostatnim z obowiązków likwidatorów jest zadbanie o to, aby podmiot został skutecznie wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Służy temu złożenie odpowiedniego wniosku, który podlega opłacie, musi zawierać żądanie sformułowane w sposób precyzyjny, a nadto towarzyszyć mu powinny liczne załączniki.

Na tym etapie likwidatorzy mają już ograniczone pole działania. Jest to swoiste „rozliczenie” poprzednich faz likwidacji, w ramach którego sąd rejestrowy bada, czy spełnili ciążące na nich obowiązki. Stwierdzenie jakichkolwiek nieprawidłowości musi prowadzić do oddalenia, a w najlepszym przypadku zwrotu wniosku z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych.

Do niezbędnych załączników do wniosku na tym etapie należą w szczególności (ale nie tylko):

    • oświadczenie o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych;
    • oświadczenie o przekazaniu dokumentów na przechowanie zgodnie z obowiązującymi regulacjami; nie. uchwała zgromadzenia wspólników o zakończeniu likwidacji, udzieleniu absolutorium likwidatorowi i przekazaniu dokumentów na przechowanie.
    • protokół z zamknięcia likwidacji; nie. sprawozdanie likwidacyjne likwidatorów

Podobnie jak wcześniej składany w toku postępowania likwidacyjnego wniosek, tak i ten może być wysłany wyłącznie za pomocą platformy Portalu Rejestrów Sądowych. Również i tutaj w przypadku składania wniosku samodzielnie przez spółkę pojawia się problem z dostarczeniem do sądu rejestrowego oryginałów dokumentów, który może być rozwiązany przez poświadczenie skanów przez profesjonalnego pełnomocnika.

Wniosek podlega wyższej niż wcześniejszy opłacie – dokonanie wpisu do rejestru przedsiębiorców oraz opublikowanie ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to łącznie koszt 400 zł. Gdy za podmiot działa pełnomocnik, spółka musi opłacić dodatkowo 17 złotych tytułem opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Moment zakończenia bytu prawnego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Po złożeniu wniosku o wykreślenie podmiotu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego rozpatruje go referendarz sądowy. W praktyce w przypadku małych podmiotów może to być najdłuższy etap likwidacji. Zależnie od obłożenia wydziału sądu rejestrowego i poszczególnego referendarza, może on zająć od jednego dnia, aż do kilku miesięcy.

Spółka ostatecznie przestaje istnieć wraz z momentem uprawomocnienia się wpisu o wykreśleniu podmiotu z rejestru. Z tym momentem spółka traci też całkowicie podmiotowość prawną.

Skutki likwidacji

Wraz z uprawomocnieniem się wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, podmiot przestaje istnieć. Tym samym wygasają wszelkie stosunki prawne, które łączyły podmiot z jakimikolwiek innymi, a zobowiązania (o ile jakiekolwiek jeszcze na spółce ciążą wygasają). Gasną też wierzytelności, które ewentualnie przysługiwałyby spółce, choć teoretycznie powinny być już na tym etapie ściągnięte, a środki podzielone.

O czym jeszcze powinni Państwo wiedzieć?

W rzeczywistości trudno jest wskazać jeden problem, który może wystąpić w trakcie postępowania likwidacyjnego. Jak wskazaliśmy na wstępie – każde postępowanie może się różnić, w wyniku zupełnie niepozornych czynników.

Gdy wspólnicy podejmują uchwałę o likwidacji spółki powinni wiedzieć, że proces najprawdopodobniej nie będzie wyglądał tak, jak zaplanowali na samym początku. Dodatkowym utrudnieniem mogą być pojawiające się niekiedy gruntowne nowelizacje kodeksu spółek handlowych i niejednorodne orzecznictwo sądów w sprawach rejestrowych.

Niniejszy poradnik został przygotowany na podstawie stanu prawnego aktualnego w sierpniu 2022 r. W razie ewentualnych nowelizacji będziemy, jako kancelaria, dążyli do jego regularnego aktualizowania i dostosowywania do pojawiających się regulacji. Mimo to, niestety nie jesteśmy w stanie zapewnić o jego dostosowaniu do pojawiających się w poszczególnych sądach linii orzeczniczych, czy poglądów doktryny.

W każdym przypadku, gdy korzystają Państwo z poradnika zalecamy sięgnięcie również do przytaczanych przepisów lub skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika. Korzystając z pomocy prawnika zyskują Państwo pewność, że likwidacja przebiegnie po Państwa myśli, a w każdej niestandardowej sytuacji otrzymają Państwo niezbędną pomoc.

Na zakończenie instrukcji jak krok po kroku zlikwidować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zachęcamy Państwa również do weryfikacji, czy w stosunku do spółki nie zachodzą przesłanki do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Jako kancelaria wspieramy przedsiębiorców również w tego typu ocenach i profesjonalnie doradzamy, rozumiejąc potrzeby biznesu.


W naszej kancelarii uzyskają Państwo pomoc prawną w zakresie likwidacji i upadłości spółek. Nasi prawnicy przeanalizują Państwa sprawę i przygotują bezpłatną wycenę. Jeśli mają Państwo jakieś pytania, to zapraszamy do kontaktu z naszym doradcą restrukturyzacyjnym Grzegorzem Baranem.

 

Treść artykułu napisana przy współpracy adwokatów kancelarii KPP Baran & Pluta Sp. z o.o.