Jedna osoba, kilka nazwisk i problem z wypłatą spadku
W rodzinie wszyscy wiedzą, że Jan Kowalski i John Kowalski to ta sama osoba. Bank, sąd albo administrator spadku nie może jednak opierać się na rodzinnej wiedzy.
Jeżeli na testamencie widnieje inne nazwisko niż na koncie bankowym, planie emerytalnym lub akcie zgonu, amerykańska instytucja może wstrzymać wypłatę.
Problem jest szczególnie częsty w rodzinach polskich emigrantów. Osoba, która przez kilkadziesiąt lat mieszkała w USA, mogła używać:
- polskiej wersji imienia,
- angielskiego odpowiednika,
- uproszczonego zapisu nazwiska,
- nazwiska panieńskiego,
- nazwiska po pierwszym małżeństwie,
- nazwiska po kolejnym małżeństwie,
- pseudonimu zawodowego lub artystycznego.
Dla człowieka jest oczywiste, że dokumenty dotyczą tej samej osoby. W postępowaniu spadkowym każdą różnicę trzeba jednak wyjaśnić.
Kiedy różnica w nazwisku staje się realnym problemem?
Wyobraźmy sobie, że zmarła sporządziła w Polsce testament pod swoim aktualnym imieniem i nazwiskiem.
W USA posiadała jednak kilka aktywów:
- konto bankowe założone pod nazwiskiem z pierwszego małżeństwa,
- plan emerytalny pod nazwiskiem z drugiego małżeństwa,
- rachunek inwestycyjny z angielską wersją imienia,
- dokumenty zawodowe wystawione na pseudonim artystyczny.
Każdy z tych składników majątku należy do tej samej osoby. Instytucje prowadzące rachunki mogą jednak zażądać dowodów łączących wszystkie używane dane.
Bez takich dowodów pojawia się ryzyko, że bank albo administrator uzna, iż testament dotyczy innej osoby niż właściciel rachunku.
Jan czy John? Ryszard czy Richard?
Zmiana polskiego imienia na amerykański odpowiednik była i nadal jest częstą praktyką.
Jan stawał się Johnem, Ryszard – Richardem, a Małgorzata mogła w dokumentach występować jako Margaret.
Czasami zmiana pojawiała się tylko w codziennym życiu. Czasami amerykańska wersja imienia trafiała również do dokumentów urzędowych, bankowych i pracowniczych.
Podobny problem może dotyczyć spadkobiercy.
Przykładowo osoba została wpisana jako beneficjentka polisy pod nazwiskiem panieńskim, ale w chwili śmierci krewnego od wielu lat posługuje się nazwiskiem męża. Instytucja wypłacająca środki musi otrzymać dowód, że wskazana w dokumentach beneficjentka i osoba składająca wniosek o wypłatę to ta sama kobieta.
Literówka też może opóźnić sprawę
Nie każda różnica wynika ze świadomej zmiany nazwiska.
Polskie nazwiska bywają trudne do zapisania dla osób posługujących się językiem angielskim. W dokumentach mogą pojawić się:
- pominięte znaki,
- przestawione litery,
- skrócone końcówki,
- różna pisownia tego samego nazwiska,
- brak drugiego imienia,
- nazwisko zapisane bez polskich znaków,
- imię i nazwisko wpisane w odwrotnej kolejności.
Jedna literówka zwykle nie przekreśla prawa do spadku. Może jednak spowodować konieczność przygotowania dodatkowych oświadczeń i dokumentów.
Jeżeli różnic jest kilka, problem staje się bardziej złożony. Trzeba wtedy zbudować spójny ciąg dowodów pokazujących historię konkretnej osoby.
Jakie dokumenty mogą potwierdzić tożsamość?
W zależności od sytuacji przydatne mogą być:
- akty urodzenia,
- akty małżeństwa,
- akty rozwodu,
- decyzje o zmianie imienia lub nazwiska,
- dokumenty naturalizacyjne,
- stare i aktualne paszporty,
- dokumenty imigracyjne,
- amerykańskie prawo jazdy,
- dokumenty ubezpieczeniowe,
- dokumentacja pracownicza,
- wcześniejsze wyciągi bankowe,
- testamenty i trusty,
- akty zgonu,
- konsularne raporty zgonu.
Nie zawsze potrzebne będą wszystkie dokumenty. Ich zakres zależy od liczby używanych nazwisk, rodzaju majątku i wymagań instytucji prowadzącej rachunek.
Warto zadbać o dokumenty jeszcze za życia
Jeżeli osoba mieszkająca w USA używała kilku nazwisk, dobrze jest uporządkować dokumentację wcześniej.
Szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy dane są prawidłowe w:
- testamencie,
- truście,
- dyspozycjach na wypadek śmierci,
- polisach ubezpieczeniowych,
- planach emerytalnych,
- rachunkach bankowych i inwestycyjnych.
Przykładowo kobieta może zostać wskazana jako beneficjentka pod nazwiskiem panieńskim, mimo że od wielu lat używa nazwiska małżeńskiego. Zachowanie aktu małżeństwa może później znacznie ułatwić wypłatę.
Co zrobić zaraz po śmierci osoby mieszkającej w USA?
Ważny jest sposób sporządzenia amerykańskiego aktu zgonu lub konsularnego raportu zgonu.
Jeżeli zmarły używał wielu imion albo nazwisk, warto dopilnować, aby zostały one odpowiednio wskazane w dokumentacji. Może to później pomóc w powiązaniu testamentu z rachunkami, nieruchomościami i innymi składnikami spadku.
Po otrzymaniu aktu zgonu należy również dokładnie sprawdzić:
- pisownię imienia i nazwiska,
- datę i miejsce urodzenia,
- dane małżonka,
- wcześniejsze nazwiska,
- inne używane imiona.
Błąd zauważony na początku łatwiej skorygować niż po kilku latach, gdy dokument został już przedstawiony wielu instytucjom.
Czy różne nazwiska oznaczają utratę spadku?
Najczęściej nie.
Różnice w danych nie muszą oznaczać, że pieniądze przepadły albo że testament jest nieważny. Trzeba jednak wykazać, że wszystkie dokumenty dotyczą tej samej osoby.
W zależności od sprawy może być konieczne:
- przygotowanie oświadczeń wyjaśniających,
- uzyskanie dokumentów archiwalnych,
- przedstawienie historii kolejnych małżeństw,
- sporządzenie tłumaczeń,
- uzyskanie apostille lub innych poświadczeń,
- złożenie dodatkowych dokumentów przed amerykańskim sądem,
- przeprowadzenie postępowania potwierdzającego tożsamość.
Takie czynności zajmują czas. Dlatego nie warto ignorować różnic w pisowni, nawet gdy wydają się drobne.
Najpierw porządkujemy dane, później występujemy o wypłatę
W sprawach prowadzonych przez kancelarię Joanny Pluty jednym z pierwszych etapów jest porównanie danych znajdujących się we wszystkich dokumentach.
Sprawdzane są między innymi testament, akt zgonu, dokumenty osobiste, rachunki, plany emerytalne i dokumenty wskazujące beneficjentów.
Dzięki temu można ustalić, gdzie występują rozbieżności i jakie dowody należy przygotować, zanim dokumenty trafią do banku, administratora lub sądu.
Takie podejście ogranicza ryzyko wielokrotnego odsyłania wniosków do poprawy i pozwala zbudować jedną, spójną historię tożsamości spadkodawcy albo spadkobiercy.
W dokumentach dotyczących spadku występują różne imiona lub nazwiska? Warto przesłać cały posiadany komplet do wspólnej analizy, zamiast składać oddzielne wnioski do kolejnych instytucji. Pozwoli to ustalić, jakie dowody połączą wszystkie wersje danych z jedną osobą.
