Co kryje się pod skrótami KRS? EKRS? PRS?

Działalność gospodarcza prowadzona w formie spółek prawa handlowego podlega obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Od jakiegoś czasu wszelkie sprawy związane z sądem rejestrowym w Polsce można załatwiać wyłącznie w formie elektronicznej. Pojęcia KRS, EKRS oraz PRS wiążą się bezpośrednio z rejestrami spółek prawa handlowego.

[toc]

Co to jest KRS i czemu służy? 

KRS to skrót od pojęcia Krajowy Rejestr Sądowy, który jest specjalnym rejestrem składającym się z:

1. rejestru przedsiębiorców,
2. rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
3. rejestru dłużników niewypłacalnych.

KRS prowadzą w systemie teleinformatycznym wydziały sądy gospodarcze sądów rejonowych. Gminy, jako zadania zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym:

1. wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
2. urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych,
3. dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych.

Rejestr obejmuje podmioty, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego Rejestru.

KRS służy przede wszystkim do przechowywania aktualnych informacji na temat podmiotów, które zostały w nim zapisane. Za pośrednictwem systemu integracji rejestrów Centralna Informacja KRS:

1. udostępnia bezpłatnie – w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek europejskich oraz oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – aktualne informacje albo informację o wykreśleniu tych podmiotów z KRS,
2. wydaje kopie dokumentów złożonych w postaci papierowej oraz dokumenty złożone w postaci elektronicznej,
3. przekazuje do właściwych rejestrów informacje o otwarciu likwidacji, zakończeniu likwidacji, ogłoszeniu upadłości, zakończeniu postępowania upadłościowego oraz o wykreśleniu spółek,
4. przekazuje do właściwych rejestrów informacje o połączeniu transgranicznym,
5. przekazuje bezpłatnie do właściwych rejestrów informacje o zarejestrowaniu i wykreśleniu oddziału przedsiębiorcy zagranicznego działającego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
6. przekazuje bezpłatnie do właściwych rejestrów informacje o zmianach następujących informacji dotyczących spółek – firmy, siedziby, numeru w Rejestrze, formy prawnej, oznaczenia organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz osób wchodzących w jego skład, ze wskazaniem sposobu reprezentacji, oznaczenia organu nadzoru oraz osób wchodzących w jego skład,
7. przekazuje bezpłatnie do właściwych rejestrów informacje o złożeniu dokumentów, o których mowa w art. 8a ust. 1 pkt 5 ustawy o KRS, wraz z oznaczeniem roku obrotowego,
8. potwierdza otrzymanie informacji, o których mowa w art. 21d ust. 1 i 2 ustawy o KRS.

Jak złożyć dokumenty do KRS elektronicznie? 

Przez wiele lat dokumenty do KRS dotyczące danego podmiotu można było złożyć wyłącznie w formie papierowej. Obecnie nie jest to już możliwe, ponieważ ustawodawca wprowadził w tym zakresie nadrzędność formy elektronicznej. W praktyce oznacza to więc, że wszelkie sprawy związane z KRS można załatwić już tylko w tej postaci. Wnioski i dokumenty przesyłane do sądu w tradycyjnej formie papierowej nie są już w ogóle rozpatrywane.

Dokumentacja, która musi trafić do sądu KRS jest przesyłana za pomocą systemu S24 albo Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Te dwie platformy służą także do generowania i podpisywania odpowiednich dokumentów wymaganych w danej sprawie rejestracyjnej. Aby można było z nich faktycznie korzystać niezbędne jest posiadanie aktywnego konta – zakłada się je w kilka minut bez żadnych opłat. Pamiętajmy jednak, że konieczne jest posiadanie profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który umożliwi podpisywanie i wysyłanie dokumentów do KRS. Choć korzystanie z ww. portali jest darmowe to jednak wnioski sądowe co do zasady podlegają stosownym opłatom – można je obliczyć i uiścić za pośrednictwem omawianych narzędzi elektronicznych.

Systemy S24 oraz PRS są dosyć proste i posiadają podpowiedzi dla użytkowników. Mniej doświadczeni użytkownicy powinni jednak poprosić o pomoc prawników, którzy wiedzą jak poprawnie sporządzić i wysłać dokumenty do KRS.

Gdzie pobrać KRS za darmo? 

KRS oferuje także możliwość wyszukiwania podmiotów wpisanych do krajowych rejestrów. Wyszukiwarka KRS jest w pełni darmowa i dostępna pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/ Jeśli posiadamy chociażby jedną informację identyfikująca interesujący nas podmiot (np. NIP, REGON, nazwę spółki) to wówczas bez problemu będziemy mogli odnaleźć ją przez internetową wyszukiwarkę KRS o każdej porze.

Wyszukiwarka umożliwia dostęp zarówno do aktualnych, jak i pełnych (tj. wykreślonych wcześniej) danych na temat interesującego nas podmiotu. Użytkownik może pobrać plik z takimi informacjami na swój komputer a następnie wydrukować go i wykorzystywać dla własnych celów.

Co to jest Portal Rejestrów Sądowych? 

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) jest określany także mianem E-KRS. W rzeczywistości jest to strona internetowa, która znajduje się pod adresem https://prs.ms.gov.pl/ Korzystanie z narzędzi oferowanych przez PRS jest darmowe, choć w praktyce wymaga posiadania aktywnego profilu zaufanego albo elektronicznego certyfikowanego podpisu.

PRS służy do bezpośredniej komunikacji z sądem rejestrowym, co w praktyce oznacza możliwość wysyłania wszelkiego rodzaju pism do sądów rejonowych zajmujących się obsługą KRS.

Jak uzyskać dostęp do PRS?

Konto w PRS może założyć tak naprawdę każdy, nawet osoba niezwiązana z podmiotem wpisanym do KRS. Pamiętajmy jednak, że dokumenty wysyłane do sądów rejestrowych przy pomocy PRS muszą być podpisane przez odpowiednio umocowanych przedstawicieli (np. członków zarządu spółki lub wszystkich wspólników). To z kolei wymaga, aby takie osoby posiadały profile zaufane lub certyfikowane podpisy elektroniczne – w przeciwnym wypadku sąd nie przyjmie złożonego wniosku do rozpoznania.

Osoba, która posiada aktywne konto w PRS może samodzielnie przygotowywać dokumenty dla podmiotów wpisanych w KRS a następnie udostępniać je właściwym osobom uprawnionym do reprezentacji osób prawnych. Innymi słowy członkowie podmiotów wpisanych do KRS nie muszą posiadać swoich własnych odrębnych kont w PRS.

Dostęp do PRS jest darmowy i wymaga uprzedniego zarejestrowania się na stronie rządowej, tj. założenia konta, które będzie służyło do komunikacji ze wszystkimi sądami rejestrowymi w całym kraju. Założenie konta jest proste i darmowe, wymaga tak naprawdę podania adresu e-mail przyszłego właściciela konta oraz wymyślenia odpowiednio silnego hasła zabezpieczającego dane konto.