Zasada kto podpisuje umowy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, nie są zbyt trudne. Spółkę reprezentuje zarząd, a szczegółowe regulacje w tym zakresie powinna zawierać umowa spółki. Informację o sposobie reprezentacji zamieszcza się też w rejestrze przedsiębiorców, dzięki czemu kontrahenci mogą swobodnie sprawdzać, czy dana osoba faktycznie jest umocowana do reprezentacji podpisania umowy.
Sytuacja znacznie się komplikuje, kiedy umowę ze spółką podpisuje członek zarządu. Dlaczego? Kto w takiej sytuacji reprezentuje spółkę i co to ma na celu? Zapraszamy do lektury!
[toc]
Szczególna sytuacja i potrzeba ochrony interesów spółki
W zdecydowanej większości przypadków, zarząd ma szerokie kompetencje do podejmowania decyzji, kiedy, z kim i jakie umowy zawiera. Może negocjować, ustalać warunki, terminy i kształtować treść umów tak, żeby przynosiły spółce największe korzyści. Generalnie – powinien podejmować działania, dzięki którym spółka uzyska największe korzyści.
W sytuacji, w której członek zarządu spółki staje się drugą stroną umowy, występuje oczywisty konflikt interesów. Z jednej strony członek organu musi dbać o dobro spółki, ale z drugiej, o swoje własne. Co przeważy? Trudno powiedzieć i właśnie dlatego ustawodawca przewidział szczególny mechanizm ochrony interesu spółki.
Sposób reprezentacji spółki w umowach z członkiem zarządu ma przede wszystkim chronić spółkę i jej wspólników. Powinien zapobiegać nadużyciom ze strony członka zarządu.
Kto podpisuje umowę z członkiem zarządu?
Reprezentacja w umowach z członkiem zarządu będzie różna, w zależności od organów działających w spółce. Kluczowe znaczenie ma tu wcześniejsze powołanie rady nadzorczej. Jeśli ta została wcześniej powołana, do zawierania takich umów uprawniona jest właśnie rada lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. W przeciwnym przypadku wspólnicy już muszą powołać pełnomocnika.
Rada nadzorcza
Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą jest stosunkowo prosta i może odbywać się w jeden z dwóch sposobów – poprzez działanie całej rady lub jej wyznaczonego członka (najczęściej jej przewodniczącego). W największym uproszczeniu – jeśli na podstawie umowy spółki, uchwały rady lub jej regulaminu za radę może działać jej wybrany członek, to on podpisuje umowę za spółkę. Jeśli nie, rada nadzorcza musi podjąć uchwałę i dopiero zawrzeć umowę z członkiem zarządu.
Pełnomocnik powołany uchwałą wspólników
Sytuacja nieco się komplikuje, jeśli w spółce nie funkcjonuje rada nadzorcza. Wówczas konieczne staje się powołanie przez spółkę pełnomocnika. Oczywiście pełnomocnictwa nie mogą udzielić członkowie zarządu. Konieczne jest więc podjęcie uchwały przez wspólników w trybie art. 210 KSH. W takiej sytuacji to ten pełnomocnik jako obiektywny reprezentant, podpisuje umowy za spółkę z członkami zarządu.
Wątpliwości i inne okoliczności dotyczące pełnomocnika z art. 210 KSH
Nawet wśród prawników niestety pojawiają się liczne wątpliwości dotyczące powołania i pełnienia swojej funkcji przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników spółki. Krótko przedstawimy najważniejsze z nich.
Głosowanie nad wyborem – czy musi być tajne?
Głosowanie nad wyborem pełnomocnika w trybie art. 210 KSH zawsze powinno być głosowaniem tajnym (art. 247 § 2 KSH). Niestety, wynika z tego również dodatkowe ograniczenie – to, że taką uchwałę musi podjąć zgromadzenie wspólników.
Głosowanie nad uchwałą w trybie korespondencyjnym nie jest możliwe, ze względu na brak możliwości zapewnienia tajnego charakteru głosowania.
Możliwość powołania jako pełnomocnika członka zarządu, prokurenta lub pracownika
Prawnicy spierają się, czy dopuszczalne jest powołanie jako pełnomocnika: członka zarządu, prokurenta lub pracownika spółki. Większość z nich zgadza się, że powołanie członka zarządu jest niedopuszczalne, ale prokurent lub pracownik mogą reprezentować spółkę w zawieraniu takich umów. Pojawiają się jednak też głosy odmienne.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie, że pełnomocnikiem powinna być osoba trzecia, niezależna w żaden sposób od spółki. Dzięki temu transakcja nie będzie mogła być na żadnym etapie skutecznie kwestionowana.
Stosowanie regulacji w przypadku jedynego wspólnika spółki
Jeśli jedyny wspólnik spółki jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, regulacji dotyczącej pełnomocnika powoływanego uchwałą wspólników nie stosuje się. Ze względu na bezpieczeństwo obrotu prawnego, taka czynność powinna mieć jednak formę aktu notarialnego, a notariusz musi ją zgłosić do sądu rejestrowego. Ma to zapobiegać ewentualnym nadużyciom.
Reguły reprezentacji spółek w umowach z członkami zarządu nie należą do najprostszych. Ich rola jest o tyle podniosła, że brak ich dochowania może prowadzić nawet do nieważności umowy.
W razie, gdyby mieli Państwo jakiekolwiek wątpliwości związane z reprezentacją spółki w umowach z członkiem zarządu, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy przygotować dokumentację niezbędną do bezpiecznego przeprowadzenia transakcji i zapewnimy konieczne wyjaśnienia.
